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【活動報導】智慧辦公新主流趨勢分享

作者:林姵妏

疫情影響了我們習以為常的生活模式,許多行業、領域開啟了全新的運作方式,社群上也爆發出一股線上活動的能量。而在疫情時代,最為人津津樂道的話題即為遠距辦公模式,究竟工作型態該如何轉換,才能提升企業產能?是否能有協作工具來輕鬆管理工作呢?5月6日於線上舉辦的智慧辦公新主流趨勢分享會,為大家帶來更多面向的討論與解答!

工作模式轉型與痛點

一場疫情大幅度地轉變人們日常生活與工作模式,開始遠距辦公或在家工作、電商與外送平台隨之崛起、數位轉型策略加速等,這些都是疫情催化下不得不做的改變,根據研究指出,在未來5年間,遠端和分流的「混合式辦公模式」(Hybrid Working)將成為主流,意味著轉型勢在必行,而身處在混合辦公時代,其實對員工和企業都有不少好處:遠距讓員工減少通勤成本,自由分配工作和休息時間,必要時再前往公司;企業則能降低辦公室支出,並在人才招募上突破地域的限制,吸引更多海外求職者,然而,混合辦公仍舊有著潛在問題,從技術端到企業營運管理,許多挑戰待克服。

從企業文化來看,遠距會造成員工溝通成本增加、相處出現隔閡,較難凝聚企業文化;尚未電子化的資料查閱不易、線下簽核文件流程變冗長,影響到專案進度;員工同時混用個人和公司設備,以個人裝置連線到公司電腦下載資料,這些無保護的個人資料連線,就可能變成惡意軟體的傳播媒介等等,各項挑戰都在考驗著企業的應變與整合能力。

智慧協作工具助遠距工作一臂之力

面對這樣的挑戰,企業需要找到適合的工具、軟體來輔助,在變遷的工作環境中維持競爭力,讓員工上班更加得心應手、提高產能,首先便是視訊會議軟體,遠距辦公間接讓會議數量增加,開會的品質便成了最大考驗,而現今越來越多的線上會議軟體不斷精進,除了基本功能,同時加入共享白板、討論區、分組功能等,最大限度地還原真實情況,例如讓習慣透過實體白板書寫記錄的人,可以依照自己熟悉的方式開會,特別是在進行腦力激盪的遠距會議中,能和在實體會議中一樣自然順暢、充分發揮生產力。

此外發起會議時,可使用共用日曆查看他人有空的時間,省去逐一詢問流程,並透過自動電子郵件邀請參與會議,重要訊息不漏接,開會前半小時還會自動提醒你,遠距視訊會議變得比你想像中的更有效率!

Google Meet會議搭載許多附加功能,例如共用白板、討論區

另一個則是文件數位化流程,混合式辦公的工作模式加速企業實行數位化,讓各種資料可遠端存取和集中管理,最廣泛使用方式即為雲端,部門主管可以將所有工作集中一處,員工透過電腦、手機或平板電腦即可安全存取內容,同時也能邀請其他使用者共同檢視、下載檔案並進行協作,檔案更新內容會自動儲存到雲端硬碟,確保每位使用者存取的檔案都是最新版本。

此外,紙本資料也需加速電子歸檔以方便員工查閱,然而人工掃描、命名文件與數位歸檔耗時費力,易延誤案件回覆,因此企業亦可導入品質檢驗溯源管理系統,有效降低報告掃描歸檔的資源耗損與人工疏漏的風險,並迅速調閱完整品管記錄,縮短客戶案件回應時效。

講師分享導入協作軟體的業界案例

小結

混合辦公雖然是未來主流趨勢,多元協作軟體如雨後春筍般出現,但仍需要考量到個別企業在規劃運作系統導入時的思考策略,應該保持「沒有標準答案」的心態,因為每個職位、每個角色的需求都不同,不管是軟硬體規劃或是使用習慣的改變,專家建議要從了解使用場景和使用者行為出發,「先了解員工習慣、進而改變習慣,是混合辦公模式的關鍵」,時刻關注工具是否容易取得與操作,讓員工可以充分發揮自己,才算是搭上應用趨勢的潮流!

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vMaker編輯部

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